香港上市公司秘書的工作職責(zé)不但需要為董事會服務(wù)，而且面向公司全體股東和投資者以及利益相關(guān)者，且擔(dān)負(fù)公司運營方面的行政職能。其主要職責(zé)包括：
1、建立、維護和不斷完善公司之法律文件檔案，并確保及時地向報送和存檔各種法律文件；
2、與香港聯(lián)交所以及證券登記公司等保持暢順的溝通，每月接收公司股東名冊并向聯(lián)交所每月報送股份變動情況表；
3、依照公司及董事所應(yīng)履行持續(xù)責(zé)任的要求，建立和完善公司的有關(guān)股份買賣和持股情況的登記檔案和程序；
4、依照香港法例和上市規(guī)則的要求，及時做好各種申報和備案工作，以及妥善地應(yīng)對各種監(jiān)管機構(gòu)的查詢和溝通工作；
5、協(xié)助起草和審閱董事會和股東大會的通知和決議等文件并就有關(guān)的程序和要求提供咨詢意見；
6、協(xié)助公司起草、審閱及修改中期報告及年度報告并就相關(guān)的問題提供咨詢意見和協(xié)助(不含財務(wù)報告)；
7、協(xié)助公司就各類公告以及董事會會議的安排與相關(guān)文件保持與聯(lián)交所及(如需要)香港證監(jiān)會的聯(lián)絡(luò)；
8、根據(jù)董事會的命令，對自身名義對外發(fā)表公告(如需要)，并相應(yīng)地承擔(dān)法律責(zé)任；
9、為公司及董事應(yīng)履行的持續(xù)責(zé)任提供協(xié)助，以促進和提高公司的管治水平及確保公司的運作符合各種法律和監(jiān)管要求；
10、就公司依照《公司章程》、聯(lián)交所《證券上市規(guī)則》以及適用的法例所應(yīng)遵守的各種法律和監(jiān)管要求以及召開董事和股東會議的各種文件以及制度和程序向公司董事局提供意見及協(xié)助；
11、作為公司授權(quán)代表，負(fù)責(zé)與聯(lián)交所聯(lián)系及溝通，并就所涉及的事宜向董事局提供意見協(xié)助。
由此可見，香港上市公司秘書在公司對外事務(wù)中扮演了重要的“中間溝通人”角色，協(xié)助董事會成員與監(jiān)管部門、聯(lián)交所進行聯(lián)絡(luò)溝通以確保企業(yè)合規(guī)。
